Coordination RH et prévention S&ST dans le contexte COVID-19 de reprise des activités

Il est aujourd’hui primordial pour les entreprises de se pencher sur les changements à effectuer pour :

• Mettre en place des moyens de prévention adaptés face au risque COVID-19,
• Prendre en compte les états psychologiques des collaborateurs pendant et après le COVID-19 ;
  • Comment faire revenir sereinement les salariés sur leur site ?
  • Comment gérer la période de l’après chômage partiel pour certains ?
  • Comment refaire le lien des salariés en télétravail après avoir vécu plusieurs semaines en confinement ?

Cela nécessite une coordination efficace entre la Direction, les fonctions RH, l’Encadrement, les fonctions prévention S&ST.  C’est ce qui est illustré dans le schéma ci-dessous

 

Nous vous proposons d’aborder cette approche en trois parties, très complètes et opérationnelles.

 

PARTIE A : La reprise des activités

PARTIE B : Les risques psycho-sociaux et les pratiques managériales

PARTIE C : La rentrée : à partir de septembre 2020

Mention : Ce support n’impose de solutions à appliquer, ni ne prévient d’un risque zéro d’infection par le COVID-19. Il n’engage pas la responsabilité de ses auteurs. 

Partie A : La reprise des activités

 

1 . Organiser une cellule de stratégie de sortie de crise entre les dirigeants, managers et les fonctions RH,

Le but est de faire un état de la situation commerciale, financière, humaine et sociale; ce premier stade, les entreprises doivent réfléchir à la construction d’une politique RH claire pour apporter aux salariés des réponses et des engagements sur l’après COVID-19. Dans le même cas, il faut redéfinir les objectifs individuels et collectifs, une adaptation pouvant être nécessaire en fonction de l’impact du contexte COVID-19 sur l’activité.

2 . Choisir une alternative économique au retour à l’emploi.

Quelle est l’alternative  la plus adaptée à la situation de l’entreprise pour éviter au maximum des départs de salariés ?

• Continuer le chômage partiel : à maintenir en fonction des ressources à mobiliser et des directives gouvernementales
• Poser une stratégie de retour au travail par roulement des équipes (matin / après-midi)
• Valider des solutions en interne : imposer les congés payés, décaler les congés d’été, proposer des alternatives contractuelles (temps partiel),…
• Favoriser, pour les missions plus fonctionnelles, des postes de travail opérationnels dans l’objectif d’apporter de la valeur ajoutée
• Proposer en interne les postes opérationnels à pourvoir au sein de la société
• Possibilité de travailler le dimanche dans le cadre des ordonnances adoptées par le gouvernement le 25 mars 2020, pour les activités critiques et nécessaires à la continuité d’activité.
• Avoir recours à la formation dont le FNE-Formation renforcé pour les salariés placés en activité partielle https://www.opco-atlas.fr/entreprise/bénéficier-FNE-Formation-Covid-19
• Valider la possibilité de mise à disposition temporaire de salariés volontaires entre deux entreprises, modèle de convention et d’avenant au contrat mis en ligne par le gouvernement https://travail-emploi.gouv.fr/le-ministere-en-action/coronavirus-COVID-19/proteger-les-emplois/tous-mobilises-pour-l-emploi/article/377835

3 . Assurer le retour au travail dans des conditions optimales de prévention en matière de santé et sécurité.

Avant de réintégrer les salariés sur site, des questions essentielles s’imposent.

• a : Quelle(s) activité(s) maintenir sur site ?
  • Cette question renvoie aux activités ne pouvant pas donner lieu au télétravail, celui-ci étant imposé dès lors que c’est possible.
  • Il parait important de n’autoriser la présence des membres d’une équipe qu’en présence d’un encadrement sur site, pour valider notamment le respect des consignes.
  • Formaliser un plan de continuité d’activité (PCA)

• b : Comment prévenir la présence sur site de personnes dites « fragiles” face au COVID-19 ?
  • Le principe est d’éviter que des personnes présentant des facteurs aggravants de l’infection au COVID-19 soient présentes sur le lieu de travail.
  • Le principe est d’éviter que des personnes présentant des facteurs aggravants de l’infection au COVID-19 soient présentes sur le lieu de travail.
  • L’employeur informe les salariés sur les situations concernées, voir les détails sur ameli.fr, et sur la nécessité de faire soi-même les démarches de déclaration nécessaires. Deux cas de figure, en l’absence de possibilité de télétravail :
    • Le salarié demande à bénéficier d’un AT à titre préventif en tant que personne à risque (*femmes enceintes dans leur 3ème trimestre de grossesse ou personnes bénéficiaires d’une affection de longue durée : pathologies listées sur la page d’accueil “declare.ameli.fr”). A partir du 1er mai 2020 il reçoit un courrier/attestation de la part de l’Assurance Maladie. Il devra le transmettre à son employeur : basculement en chômage partiel.
    • Le salarié se voit prescrire un arrêt dérogatoire par son médecin traitant pour une pathologie absente de la liste des ALD concernées, ou du fait la proximité d’une personne à risque. A partir du 1er mai 2020, elle/il devra consulter de nouveau son médecin pour recevoir le “certificat d’isolement”. Ce certificat sera à transmettre à son employeur qui pourra ensuite le faire basculer en chômage partiel.
  • Il parait donc indispensable de sensibiliser les salariés afin qu’ils prennent en compte cette information relative aux facteurs aggravants, et qu’ils fassent la démarche de déclaration si cela s’avère nécessaire. Cela est valable pour toute personne sur site, y compris les personnels des sous-traitants ou prestataires concernés via leurs propres employeurs.
  • Un envoi SMS ou de mail de rappel régulier sur le sujet, lorsque cela est possible, parait adapté ; ce qui aura l’avantage de garder une trace de ces actions de sensibilisation.

• c : Comment adapter des situations de travail par d’autres dispositions moins dangereuses ?
  • Cela peut consister à revoir les cadences de travail, les ratios de productivité pour les adapter aux contraintes spécifiques à la prévention du risque d’infection au coronavirus ; à supprimer les situations pouvant générer des contaminations entre les personnes.
  • Comme rappelé sur le site du Ministère du travail, la consultation des représentants des travailleurs, le CSE ou CSSCT, lorsqu’il est en place, est nécessaire. Elle concernera notamment les modifications et adaptations de l’organisation du travail, le recours à l’activité partielle ou les dérogations aux règles relatives à la durée du travail et au repos. La visioconférence sera privilégiée. Les évolutions seront actées par la mise à jour du document unique.

• d : Quelles sont les mesures de protection collective à mettre en place ?
  • Cela peut consister à organiser des équipes selon un rythme de rotation : un jour sur deux ou une semaine sur deux par exemple, ou sur deux postes au cours de la même journée.
  • Le “roulement” des équipes en horaires décalés permettra également de faciliter l’accès aux transports en commun.
  • Il parait adapté d’aménager un laps de temps suffisant pour que les équipes ne se croisent pas sur site. Seul l’encadrement de l’équipe assurera alors la passation sur site.
  • En référence aux pratiques habituelles en matière d’accueil sur site, un accueil individuel ou collectif est nécessaire. Le but et de rappeler les consignes à appliquer, dont les gestes barrières ; de faire remonter les suggestions et des problèmes rencontrés ; de prévoir le contrôle de la température corporelle ou du respect des gestes barrières.
  • Il parait essentiel que chaque travailleur soit sensibilisé à l’importance de signaler le cas d’une personne malade dans son entourage proche, de le signaler à distance à son employeur et de ne pas se rendre sur son lieu de travail. Il en va de même s’il constate de la fièvre ou des symptômes d’infection respiratoire : toux, difficultés respiratoires.
  • Faire appliquer le principe de distanciation sociale en limitant la proximité sur les postes de travail :
    • Organiser les tâches de telle sorte qu’une distance d’au moins 1 m 1/2 soit maintenue entre deux travailleurs. Cela irait au-delà de la distance de 1 mètre imposée par les pouvoirs publics, mais aurait l’avantage de palier d’éventuels mouvements pendant la tenue du poste. Cela est d’autant plus valable pour des tâches nécessitant de la manutention ou une activité physique, exemples : emballage, montage, réalisation manuelle
    • Recourir aux protections pour éviter les projections : vitres de protection notamment, peut représenter une barrière technique si cela ne génère pas de nouveaux risques : défaut de visibilité ou autres.
    • Séparer les équipes en binômes, prévoir les mesures adéquates si des travailleurs se retrouvent dans une situation de travailleur isolé.
  • Revoir le plan de nettoyage des locaux, équipements et tenues de travail.
    • A partir du 4 mai, les dispositions sont présentées dans les principes généraux appliqués dans le protocole national de dé-confinement publié le 3 mai 2020. https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/protocole-national-de-deconfinement.pdf
  • Concernant la restauration et les pauses-café, les pratiques suivantes sont envisageables :
    • D’autres pratiques, en plus du protocole national de déconfinement, sont envisageables :
      • Dédier un espace à la restauration, si cela n’est pas prévu au départ
      • Prévoir un personnel dédié à la distribution des plateaux repas, et au rangement et nettoyage de l’espace : plan de nettoyage adéquat
      • Prévoir un espacement de 1 m ½ entre chaque convive
      • Limiter au maximum les pauses café et les pauses cigarette, non prévu dans le protocole national qui oriente plutôt sur “l’échelonnement des pauses pour éviter les affluences”
      • Suppression des machines et distributeurs, ou maintien tel que prévu par le protocole national qui prévoit : “Afficher les mesures barrières : se laver les mains avant et après utilisation , en plus de la désinfection par les prestataires “. Le rapport “bénéfice” / “risque et contraintes” est à analyser au cas par cas.
      • Boissons chaudes et froides, eau, sont proposées sur un lieu dédié permettant la distanciation sociale. Privilégier les gobelets jetables et éviter toute vaisselle réutilisable. non prévu dans le protocole national
• e : Quelles mesures de protection individuelle appliquer ?
  • L’efficacité des équipements tels que des masques ou des gants dépend directement d’un usage conforme aux consignes prescrites. En cas de nécessité de les utiliser, une formation s’impose donc. Exemple du port du masque chirurgical, dit masque altruiste car protège l’entourage du porteur de ce masque. Il n’est efficace que si l’ensemble des personnes en présence le portent.
  • Exemple de support de formation au port du masque : vidéo INRS disponible sur http://www.inrs.fr/publications/mediatheque/doc/
  • Documentation détaillée sur les masques, page 10/13 notamment : http://www.atctoxicologie.fr/dossiers/coronavirus-19/151-quel-masque-pour-quelle-protection.html

Rappel : dans un contexte de difficulté d’approvisionnement à ce jour, les services de santé sont prioritaires, notamment pour les masques de type FFP2 qui ont l’avantage de protéger les porteurs. Il est nécessaire de prévoir des masques et gel hydroalcoolique en quantité suffisante pour chacun au sein de l’entreprise.

• f : Comment assurer le management de ce dispositif de prévention spécifique et temporaire ?  
  • La responsabilité de l’employeur nécessite de s’assurer d’un niveau adéquat des mesures prises. Aussi, au regard des enjeux, une mission prévention dédiée au suivi et respect des consignes, avec une présence en rotation des personnes dédiées à cette fonction, est pertinente.
  • En situation réelle, la mise en pratique des mesures disciplinaires en cas de non-respect manifeste des instructions prévues par l’organisme est prévue. Éventuellement une sanction peut être appliquée, pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave (Cass. soc., 28 févr. 2002, n° 00-41.220).
  • La mise en place d’une surveillance de l’état de santé des salariés permettra de réagir de façon la plus réactive possible. En s’inspirant de ce qui a été mis en place pour les personnes ayant un risque sérieux de contamination, il pourrait s’agir de surveiller l’apparition de symptômes d’infection respiratoire (toux, difficultés respiratoires), garder un lien de proximité régulier via l’équipe de management des salariés, sur site et hors site.
  • En matière de support de communication, il s’agira également d’assurer une traçabilité des mesures prises. Exemples : reportage photo, compte-rendu régulier, plan d’action des mesures prises et des actions en cours. Ce qui aura l’avantage de conserver une mémoire de l’organisation et des moyens mis en œuvre en matière de prévention face au COVID-19.

A partir du 4 mai, les dispositions officielles sont publiées dans le protocole national de dé-confinement. https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/protocole-national-de-deconfinement.pdf

 

PARTIE B : Les risques psycho-sociaux et les pratiques managériales

 

La santé psychologique des collaborateurs a un impact fort sur l’efficacité de la remise en route de l’entreprise. C’est pourquoi il ne faut pas mettre de côté ce sujet qui est, très certainement, un des plus importants pour la reprise.

Dans la continuité de la communication établie avec les collaborateurs dans le cadre, notamment, du télétravail ou, tout simplement pour garder le contact pendant le confinement, et pour faire face aux nouvelles difficultés, la période qui va suivre nécessite une vigilance accrue. De nouvelles problématiques et de nouvelles personnes dites « fragiles » face au COVID-19 sont susceptibles d’apparaître. C’est pourquoi, le binôme Manager / RH doit être fort et présent pendant cette période, pour permettre de remonter toutes les informations.

1. Prendre en compte les risques psycho-sociaux

• Dès le confinement et après la reprise de l’activité. Les entreprises doivent se préoccuper en priorité des risques auxquels sont exposés leurs collaborateurs. Plusieurs problèmes vont pouvoir être identifiés suite au confinement et à la période de la crise sanitaire :
  • enfermement mal vécu pendant ces plusieurs semaines,
  • problème d’argent au sein du foyer,
  • peur d’un licenciement économique ou d’un plan social,
  • problèmes personnels (tensions, divorce,..),
  • deuil d’un proche suite au virus,
  • malades eux-mêmes, séjour à l’hôpital,
  • peur que cela recommence,
  • …
• Dans ce cadre, le rôle des Ressources Humaines doit évoluer, tout d’abord, auprès des collaborateurs :
  

  être présent sur “le terrain”,

  • protéger et prendre soin de chacun,
  • dialoguer et ne pas oublier les personnes en télé travail,
  • écouter et soutenir,
  • donner du sens,
  • apporter des conseils utiles en termes de prévention et d’organisation de travail.
• Leurs rôles doivent également prendre tout leur sens auprès de l’encadrement :
  • communiquer les informations,
  • restaurer le lien entre la direction et les salariés, notamment en confinement,
  • alerter sur les situations difficiles,
  • accompagner et soutenir les managers dans les échanges avec les collaborateurs,
  • recenser les salariés les plus fragilisés pendant et après la période de confinement.
• Mémo RH : voici un outil, la règle des « 3I », pour repérer un salarié en difficulté.
  • Isolement : quand la personne assiste moins aux réunions et aux points avec son manager ou n’y prend plus la parole autant qu’avant.
  • Irritabilité : quand la personne monte rapidement en tension et montre une susceptibilité accrue qui se manifeste par de la colère, des pleurs ou de l’agacement.
  • Instabilité : quand la personne oscille rapidement et fréquemment dans son humeur.

  Enfin, rappelons également l’importance pour les Ressources Humaines d’être informées de la situation des salariés, notamment pour anticiper des arrêts de travail et assurer les télé déclarations sur AMELI.

2 . Envisager des mesures face aux risques psycho-sociaux

– Mise en place d’actions et d’outils RH collaboratifs et/ou individuels au sein de l’entreprise. Voici quelques idées à intégrer au plan d’action :

• Mettre en place des points d’information réguliers pour l’ensemble des salariés reprenant l’économique, le point sanitaire, le rappel des règles d’hygiène, les objectifs de l’entreprise etc.
• Proposer des tables rondes sur les premières semaines pour les personnes qui le souhaiteraient, pour échanger ensemble sur les craintes, peurs, tensions,…
• Effectuer des enquêtes en interne.
• Proposer des services annexes de conciergerie, d’aide au soutien scolaire,…
• Prévoir des entretiens RH ou managériaux pour suivre individuellement les personnes en fragilité. L’objectif est d’avoir un soutien psychologique fort pour les personnes qui en ont besoin et qui n’oseraient pas en parler.

Mémo RH : utiliser des outils simples de communication pour les aider à s’exprimer

• Poser des questions ouvertes, conserver le dialogue même avec les personnes qui ont du mal à le faire.
• Utiliser le conditionnel pour ceux qui ne vous solliciteront pas.
• Ne pas donner de détails, rester vague et proposer votre aide
• Attention tout de même à ne pas rentrer dans sa vie privée si celui-ci ne le souhaite pas (violation vie privée)

– Soutien de professionnels pour accompagner les salariés les plus touchés. Le recours à des Assistant(e)s de service social peut être envisageable, via un service de télé-consultation, ou encore via une plateforme d’assistance téléphonique (garantissant ainsi l’anonymat). La médecine du travail peut, elle aussi, être associée aux mesures mises en place, permettant ainsi de créer un « Comité de suivi »  pluridisciplinaire avec le CSE, la fonction RH et le manager, selon la gravité des cas.

3 . Revoir la stratégie d’entreprise et prendre en compte les impacts du COVID-19 sur les pratiques actuelles.

Apportez, mutualisez et confrontez vos idées d’un point de vue managérial, humain, organisationnel et environnemental. C’est le moment pour enfin le faire. La RSE doit devenir un vrai enjeu et le pivot central au sein des entreprises.

Comment conserver les impacts positifs suite à cette crise sanitaire et comment les intégrer dans une stratégie d’entreprise ?

Prenons l’exemple de l’incidence que cela va pouvoir avoir sur la politique managériale et organisationnelle d’une entreprise. Quelles sont les bénéfices de ce confinement et que pourrions-nous conserver de cette période ?

• L’évolution du management de l’encadrement vers les collaborateurs : gagner en autonomie, faire confiance, donner des responsabilités et développer enfin le mode collaboratif.
• L’innovation : des problèmes ont été solutionnés
• L’utilité des réunions : sont-elles toutes nécessaires, indispensables et efficaces ?
• L’aménagement du temps de travail ne serait-il pas bénéfique aux temps personnels des salariés ?
• Le télétravail : moins de trajet, gain de temps et d’argent et concentration plus importante sur les dossiers. La France a pu le généraliser en quelques jours avec un franc succès alors pourquoi ne pas le faire devenir complémentaire au bureau ?
• La cohésion d’équipe maintenue notamment grâce aux outils à distance.
• L’impact sur l’environnement :
  • les déplacements professionnels sont-ils finalement tous obligatoires et nécessaires ?
  • La consommation de notre papier, et du reste, était-elle vraiment raisonnable avant le COVID-19 ?
  • De quelles choses superflues pouvons-nous désormais nous passer ?
• Des valeurs fortes comme la solidarité et l’entraide que nous avions abandonnées depuis quelques temps.

 

• PARTIE C : Période de rentrée – à partir de septembre 2020 

1 . Réaliser l’état des lieux récapitulatif.

Pour rappel, les managers doivent avoir un échange avec chaque membre de leur équipe cette année afin de vérifier qu’ils ont bien eu, tous les deux ans, leurs entretiens professionnels et de faire le point sur les actions dont ils ont bénéficié, garantissant leur évolution professionnelle, salariale, ou le développement de leurs compétences. Suite à cette crise sanitaire, l’échéance des états des lieux a été étendue jusqu’au 31 décembre 2020, avec une application des sanctions suspendues également jusqu’à la fin de l’année.

2 . Ecrire un plan d’action avec des objectifs et des délais dans le cas d’une nouvelle crise. Voici quelques idées  :

• Planifier une cellule de crise dans les plus brefs délais et mettre sur pied un binôme RH / Direction pour gérer les impacts sur la santé des salariés, sur l’emploi et sur la compétitivité des entreprises
• Revoir  et mettre à jour le PCA
• Continuer et intensifier le dialogue social (CSE, syndicats..) via des réunions informelles
• Intégrer, si cela n’est pas encore fait, la partie organisationnelle dans le document unique :
  • Le télétravail (quel(s) matériel(s), quel(s) outil(s) collaboratif(s), quelle(s) connexion(s)…)
  • Le rappel des gestes barrières, la procuration des équipements spécifiques (gel, masques…), la gestion du temps de travail, l’aménagement spécifique du site, la solution des repas du midi ou l’alternance des équipes, etc.
  • Les opérations de nettoyage et de désinfection des sites
  • L’alternance économique choisie : chômage partiel, congés payés, RTT, congés sans solde,…
  • La politique de rémunération en cas de crise en adaptant les objectifs fixés du début d’année
  • …
• Envisager de la formation à distance
• Accompagner l’encadrement dans le management à distance et les risques psycho-sociaux pour les personnes en télé travail, en chômage partiel ou en congés obligatoires.
• Renforcer la communication interne :
  • mise en place de cellules d’écoute,
  • envoi de newsletters hebdomadaires,
  • création de cafés virtuels,
  • organisation de réunions courtes,
  • …

3 . Repenser et réécrire les processus de l’entreprise

Pour se mettre en adéquation avec ce que nous avons vécu et ce que nous allons vivre pendant plusieurs mois. Que changeons-nous dans notre manière de fonctionner, de manager et d’accompagner ? Comment repenser notre démarche collaborateurs suite à cette crise sanitaire ? Comment conserver des liens RH forts avec les salariés ? Reprenons tous les grands thèmes (management, RH, organisation, communication,…) et définissons ce que l’entreprise peut faire évoluer, améliorer et apporter pour elle et pour ses salariés.

 Mémo RH : profitez-en pour réfléchir à votre Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences pour engager une vraie réflexion sur le partage des savoirs et sur comment ne pas perdre les compétences clés de chaque collaborateur.

Il est indispensable de tirer les leçons de cette expérience. Il faut que les entreprises deviennent plus agiles, qu’elles sachent mieux anticiper, tout cela dans l’objectif de favoriser le cadre de travail des salariés en cas de nouvelle pandémie et pour faire redémarrer plus simplement la productivité au sein des entreprises.

Travailler encore et toujours sur la Qualité de Vie au Travail, mettre en place une politique familiale plus riche, retravailler ses valeurs et ses objectifs, prendre soin de nos salariés… Voici ce que nous vous proposons dans ce guide opérationnel RH et prévention S&ST post COVID-19.

N’hésitez pas à solliciter les spécialistes RH, ceux du management de la prévention au travail, et toute autre personne ou organisation qui saurait vous aiguiller dans les étapes à venir.

Bonne reprise à venir à tous,

 Aude BILLARANT   extrarh.com                                                       Olivier PELISSE – opconseils.fr

Consultante RH                                                      Consultant système de management ISO, dont S&ST

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